Antes de arrendar, pueden leer la sección de testimoniales, pueden escribir o llamar a los números de teléfonos que aparecen ahí para conversar con nuestros clientes y preguntarles qué tal es trabajar con nosotros.

El objetivo de este documento es que el posible arrendatario tenga muy claramente cómo estamos operando en Hilanderías Cumbayá. Queremos que sepan, aparte de las condiciones que uno firma en el contrato, nuestra forma de trabajar. Nuestra idea es demorarnos lo que tengamos que demorarnos, para arrendar a los clientes ideales, y para esto queremos que estén informados al 100% lo que esperamos de los clientes, y lo que pueden esperar de nosotros. No queremos clientes conflictivos, y no nos gusta gastar dinero en abogados para los problemas, pero si es necesario, los usaremos como lo hemos hecho en el pasado. Justamente por esto, tenemos este documento por que queremos escoger a los clientes correctos para evitar problemas en el futuro:

• Somos selectivos con las nuevas personas que nos arriendan por que entendemos que un ambiente positivo de trabajo se crea con las personas correctas.
• En el libro de Jim Collins «From good to Great», él autor hace un estudio de las empresas más exitosas del mundo, nosotros queremos seguir su modelo. Según su estudio, la clave de las empresas más exitosas del mundo es contratar a las personas correctas. El objetivo de HC es crear un ambiente de armonía y colaboración entre las personas. La forma más fácil para crear este ambiente es seleccionando a las mejores personas que van a hacer nuestros clientes. No arrendamos a empresas, arrendamos a personas. Nuestro trato con los clientes es de persona a persona, de dueño del negocio al dueño del negocio. Pueden ver nuestros testimonios como también ver la lista de espera y mensajes de whatsap donde algunas personas quieren arrendarnos. La razón por la cual tenemos un ambiente positivo con buena energía es por que cuidamos a quien dejamos entrar a trabajar en nuestras instalaciones.
• Queremos asegurarnos de que arrendamos a buenas personas, que sean fáciles de tratar, con buena energía y que tienen un buen historia de ser buena paga. Preferiblemente no queremos arrendar a clientes que tienen historial de ser conflictivos, que han estado en la cárcel por «tráfico de drogas», o que han estado «presos por tomar alcohol», o que tienen reputación de ser conflictivos, no queremos difamadores, chismosos, no queremos personas chantajistas ni hipócritas; todos estos comportamientos pasados pueden ser indicios de que son clientes conflictivos, y si es así, preferimos evitar este tipo de personas. Creemos que todas las personas se merecen dos o tres oportunidades, pero si la persona que quiere arrendarnos durante los últimos 5 años tiene un historial oscuro, preferimos evitar problemas. Esto creemos que es excelente para nuestros arrendatarios por que así garantizamos que los vecinos que van a tener van a ser personas positivas, ricas en valores morales, personas sangre liviana, y el éxito nuestro se basa en construir un ambiente lo más limpio posible. Por esto tenemos personas que nos dicen «aquí se respira otro ambiente, aquí la gente es buena gente, yo veo que se saludan entre los arrendatarios, yo quiero arrendar aquí.»
• Si un cliente comienza a tener problemas con cualquiera de los empleados de Hilanderías Cumbayá, no renovaremos el contrato con este cliente. Por ejemplo, si un cliente no saluda y trata con cordialidad o amabilidad a cualquiera de los empleados de HC, esto consideramos un cliente problemático con sangre pesada, y si es así, no renovaremos el contrato.
  • No queremos clientes que son agresivos o violentos, y se molestan cuando cualquiera de las personas que trabajan en Hilanderías Cumbayá S.A. les va a cobrar. Cualquier persona de Hilanderías Cumbayá S.A. puede ir a pedir el pago del arriendo.
  • No se acepta pagos parciales, el pago es completo. No se aceptan pagos “ahorita solo tengo 50 dólares, voy a abonar 50 dólares.” No se acepta: “ahorita no tengo dinero, después de 2 meses voy a pagar lo de este mes.
  • No queremos arrendatarios que salgan con excusas como “no vino el gerente y por eso no firmó el cheque, no vino la contadora, no me entregaron la factura, no encuentro la factura, mis ventas están bajas, no me han pagado los clientes.”
  • Tampoco aceptamos las políticas de pago de los clientes como por ejemplo «solo los viernes de 4, a 5 p.m.» Hilanderías Cumbayá paga a todos sus proveedores a tiempo y no tiene este tipo de políticas de pagos. Como HC trata bien a sus proveedores, esperamos que HC sea tratado de la misma forma por sus clientes.
• En La Tejedora Distrito Creativo se hacen muchos eventos durante un mes. A veces hay eventos los sábados y los domingos en los cuales los estacionamientos colapsan. La gran mayoría de los actuales clientes saben esto, y no les molesta. No queremos clientes que se quejen los días que hay eventos por que no hay parqueaderos y por que no pueden entrar con la facilidad normal a sus negocios. En La Tejedora tenemos un chat colectivo. No queremos personas que contaminan el ambiente positivo del chat con comentarios negativos y con quejas. Si un cliente tiene este tipo de actitudes, no renovaremos el contrato.
• El uso del chat «La Tejedora» es solamente para noticias positiva, comunicaciones de nuevos productos y avances. El chat no se debe usar para colocar mensajes relacionados con política, religión y para poner quejas. Las quejas se hacen directamente a la administración de Hilanderías Cumbayá y no a través del chat. Queremos buenos clientes que ayudan a fomentar un buen ambiente de trabajo. No queremos clientes problemáticos y conflictivos. El usar el chat comunitario de «La Tejedora» de forma como aquí se determina que no es apropiado, nos da las señales del tipo de cliente que no queremos tener, y con esto nos reservamos el derecho que tenemos de no renovar el contrato. Los clientes que usen mal el chat, serán sacados del mismo sin ninguna comunicación previa.
• El ARRENDATARIO entiende que por lo menos tres veces durante el año, EL ARRENDADOR va a realizar una feria, y para la organización de la misma, se puede interrumpir durante una semana el uso normal de los parqueaderos. Adicionalmente, El ARRENDATARIO entiende que cada semana, el sábado, o el domingo o cualquier día de la semana, EL ARRENDADOR va a usar los estacionamientos del galpón techado para realizar eventos; esto implica que posiblemente que los estacionamientos estén colapsados. Si El ARRENDATARIO firma este contrato y después hace problema por estas actividades que El ARRENDADOR ejecuta, EL ARRENDADOR se reservará el derecho de no renovar el contrato por que queremos clientes que apoyan la estrategia comercial de realizar eventos para hacer más conocida la marca «La Tejedora Distrito Creativo.»
  • Observación:cuando hay eventos, no queremos decir que no pueden entrar a su local. Lo que decimos es que por la cantidad de personas que hay, la mayoría de veces los estacionamientos colapsan y los clientes tienen que estacionar en el Centro Comercial Scala, o en la avenida Siena que está al frente de La Tejedora. Lo que no queremos, son clientes que no apoyan las actividades que hacemos, y no queremos clientes que nos hagan problema solamente por que les toma caminar una pocas cuadras en los días que hacemos estas actividades que son importantes para desarrollar nuestra marca y son parte de la estrategia comercial.
• Pago de los arriendos.
  • El valor del arriendo si se paga por medio de transferencia es de $15.5 más IVA por metro cuadrado, dentro de los primeros 5 días del mes y esperamos que exista puntualidad en el pago.
    • No recibimos cheques ni efectivo. Si el cliente no puede hacer transferencia, tiene que sacar un sello de Hilanderías Cumbayá para poder pagar en el banco ya sea depositando en efectivo o con cheque en las siguientes dos cuentas:
      • Banco de Guayaquil, Cuenta Corriente: 582246-7.
      • Banco del Pichincha, Cuenta Corriente: 3014175004.
    • El arrendatario envía un email con la copia de la transferencia y el número de la transacción, o entrega una copia de la entrega.
  • Premiamos a los clientes que nos pagan rápido por medio de un descuento. La otra opción de pago del arriendo es a través de un contrato de débito automático a través de tarjeta de crédito es de $13.50 más IVA por metro cuadrado. El objetivo de HC de cobrar con tarjeta de crédito es ahorrar el tiempo de cobranza y los problemas que a veces se dan con los clientes cuando no pagan. Por esto, a pesar de que la tarjeta de crédito se lleva el 5% y cobramos menos por metro cuadrado cuando cobramos con tarjeta de crédito, preferimos este descuento que tener que hacer seguimiento para hacer la cobranza por medio de transferencia.
• La Estrategia de Mercadeo de La Tejedora Distrito Creativo es por medio de Mercadeo Digital.
  • Observación: La publicidad en redes sociales que invierte el cliente, se va directamente al cliente y no en colectivo como es el caso de la inversión de videos. El objetivo ideal es tener 3 spots comerciales entre 15 y 30 segundos de La Tejedora por mes, y en un año llegar a tener 150 spots comerciales que van a estar promocionándose cada mes.
• Hasta no tener firmado contrato y entregada la garantía al 100%, HC no considera tener cerrado ningún trato de negocios. Si HC no tiene el contrato firmado, a pesar de que haya tenido una o más de cien conversaciones para “arrendar un local”, no quiere decir que HC tiene algún compromiso con la empresa o persona o personas que ha hablado. Si viene un interesado y firma el contrato en la primera conversación, no tenemos ninguna obligación de llamar a los otros interesados que estábamos en conversaciones para ver si arrendaban.
• No entregamos la llave del local hasta no firmar el contrato y no recibir la garantía de dos meses y el primer mes de arriendo. El contrato debe estar firmado y notariado para poder entregar el local.
• No asumimos los costos de arquitectos o asesores que hayan venido a ver el local, dar sugerencias a los interesados, y el tiempo que invirtieron viendo el local.
• Al segundo mes que no hay pago, contratamos abogado para tratar el tema de la falta de pago.

Publicidad:

• No tenemos espacio para colocar publicidad en la calle. Las actuales banderolas que son de los clientes que están al frente de la interoceánica, y no son permitidas por el Municipio.
• No vamos a poner ningún Totem en la entrada.
• La Vaya Publicitaria que está al lado de Tecno Escape es de uso exclusivo del cliente de Hilanderías Cumbayá y no de los clientes de HC.
• Los negocios que actualmente operan con éxito son negocios que están usando el marketing y la publicidad moderno que es a través de medios digitales.
• No hay parqueaderos exclusivos para los clientes. Los únicos clientes que tienen parqueaderos exclusivos por que pagan un valor adicional por esto son Librimundi, Secret of Flower e Iridium Blue.
• Si un vehículo está mal estacionado y tapa a otro vehículo, no es responsabilidad del arrendatario ya que no tenemos personas en cada esquina verificando si hay personas que están usando mal los estacionamiento.
• Tenemos cámaras de seguridad, luces con temporizadores automáticos, y HC paga por un guardia armado que está en la puerta, todos los días desde las 6 de la tarde hasta las 6 de la mañana.
• HC también paga por otro guardia armado que trabaja 4 horas, todos los días, desde las 5 p.m. hasta las 9 p.m. y cubre el área de los estacionamientos cubiertos.
• Entregamos el local funcionando al 100% con los focos de las luces. El arrendatario después es el que debe cambiar las luces cuando estas se dañan y puede pedir directamente a cualquiera de los colaboradores que le ayude a cambiar las luces. Se espera que el arrendatario entregue el local con todas las luces funcionando como se le entregó.
• Hilanderías Cumbayá entrega todas las luces en perfecto funcionamiento, si en el transcurso del tiempo, una luz se daña, el arrendatario es el responsable de cambiar las luces.
• Las luces fluorescentes no se pueden botar en los basureros que se lleva el Municipio. Se deben entregar a cualquier persona que trabaja en Hilanderías Cumbayá.
• No hay exclusividad en los negocios que tenemos. Pueden existir negocios similares o que compiten de forma diferente, pero en el contrato no existe que no vamos a poner otro cliente que sea exactamente igual.
• Si los clientes del arrendatario no le encuentran dentro del terreno, a pesar de que tenemos el Totem y están enumerados los locales, no responsabilidad de HC.

¿Qué es lo que no queremos?

• No queremos negocios intensivos en camiones, ni queremos bodegas.
• No queremos negocios que generen olores fuertes como un ejemplo, plantas donde se procesan pescados.
• No queremos negocios que usen áreas más grande de 300 metros cuadrados por que lo que queremos es generar diversidad.
• Nuestro objetivo es tener muchos clientes pequeños en vez de pocos clientes con más de 300 metros cuadrados.
• No queremos negocios que necesiten publicidad tradicional para poder operar. No queremos clientes que exijan tener publicidad que de a la calle para poder operar, ya que con las nuevas reglamentaciones del Municipio de Quito, HC no podemos hacer mucho para que los clientes tengan más publicidad de este tipo.
• Los clientes no pueden escuchar música a todo volumen de tal forma como se llegue a escuchar en otros locales.
• Hilanderías Cumbayá está en un proceso de transformación físico que puede durar hasta el 2024, en el cual estamos remodelando los galpones en locales. En este proceso, vamos a generar ruido y posiblemente vamos a generar ciertas incomodidades temporales en los accesos. El arrendatario sabe que estamos en este proceso y con esto estamos informado para que el cliente no genere conflicto cuando comencemos algún cambio. Antes de arrendar y entregar el local, se explicará cuáles son los cambios que se van a hacer en el futuro para que estén informados de los planes de transformación.
• Si el cliente decide vender el negocio, nos tiene que comunicar con 3 meses de anticipación ya que queremos conocer al nuevo dueño y asegurarnos de que es un cliente que no es conflictivo y es buena paga. Si el cliente no informa a HC sobre la venta, podemos acabar el contrato de arrendamiento con el nuevo dueño del negocio. Hemos tenido experiencia que venden el negocio, y el nuevo cliente es mala paga y es conflictivo, y por esto nos ha tocado incurrir en costos legales para sacar al nuevo dueño. Queremos evitar esto a toda costa.
• Consideramos malos clientes cuando comienzan a tener estos problemas:
  • No pagan el arriendo en el día acordado.
  • No pagan el arriendo durante meses.
  • Se demoran el firmar las renovaciones de los contratos por culpa de ellos.
  • Se molestan cuando hacemos la gestión de acercamiento para cobrar.
  • No respetan las políticas ni reglamentos internos. Por ejemplo, abusivamente han puesto publicidad en lugares donde a “ellos les parece que va a quedar bien” sin nuestra autorización, y después se molestan por que les pedimos que quiten.
  • En el pasado hemos sacado a los malos clientes por medio de juicio y por medio de no renovar el contrato. En el futuro vamos a seguir usando abogados para sacar a los clientes malos, pero para esto, preferimos averiguar lo que más podamos sobre el posible arrendatario, y por esto tenemos estos procedimientos.
• No queremos clientes que no contestan el teléfono y no devuelven las llamadas cuando algún empleado de Hilanderías Cumbayá S.A. les llama.
• No aceptamos el pago de cuentas por cobrar con inventarios de productos que los clientes tienen, o canjes de servicios o cualquier tipo de cambio. Lo único que aceptamos es dinero.
• Si un cliente tiene problemas de pagos, y si después de haber negociado un plan de pagos con Hilanderías Cumbayá no respeta el plan de pagos, vamos a ejecutar la cláusula donde está el IPSO FACTO la terminación del contrato. No queremos clientes que nos digan “el primero de febrero te pago”, llega el primero de febrero y dicen “es que no me pagaron, pero me van a pagar el 15 de febrero, y para el 17 que se efectivice, ahí te pago”. Ya hemos tenido experiencias con clientes que usan una estrategia de dar una fecha, llega la fecha, y de ahí piden 2 semanas más, y así pasan comprando más días para pagar. No queremos volver a tratar con clientes así que después se molestan por que uno está exigiendo el pago. Queremos clientes serios que no tengamos que estar dando mucho seguimiento para que nos paguen.
• Por experiencia, nos ha pasado que hemos tenido clientes que no nos pagan, y cambian de vehículo, se compran moto, se van de viaje, y el rato que queremos cobrarles, se molestan. No queremos este tipo de clientes.
• Queremos hacer buenos negocios, no queremos tener problemas, y queremos re-asegurarnos que estamos arrendando a las personas correctas, para esto, pedimos lo siguiente:
  • Para poder arrendar, el arrendatario necesita tener un garante. Si el arrendatario queda mal en el pago, el garante asumirá el pago del arriendo.
  • Dirección de la vivienda de la persona que está arrendando con croquis. El objetivo es conocer el lugar donde vive para saber si es vivienda propia, o arrendada. Si es arrendada, necesitamos el teléfono de la persona a la cual le arrienda para saber si es que ha tenido problemas el rato de pagar. Si la vivienda es personal, con esto sabemos a dónde ir para cobrar o para cualquier notificación.
  • 3 Recomendaciones Comerciales de personas con las cuales hicieron negocios anteriormente.
  • Carta de recomendación.
  • Dirección de la casa o el negocio de la persona que recomendó.
  • Croquis de la casa o el negocio de la persona que recomendó.
  • Cédula de identidad de la persona que recomienda.
  • 2 Referencias de familiares en el siguiente orden:
    • Padre.
    • Madre.
    • De las referencias, necesitamos lo siguiente para poder contactarnos en caso de tener problemas con el arrendatario:
      • Números de teléfonos de la casa.
      • Números de teléfonos del trabajo.
      • Números de celulares.
    • Esperamos que los arrendatarios respeten los límites de velocidad internos. No hay cómo correr dentro del terreno, y no hay cómo ir rápido.
    • Esperamos que los arrendatarios respeten los parqueaderos de los clientes que tienen parqueadero privado.
    • Si el negocio crece en la cantidad de vehículos que están fuera del contrato, vamos a cobrar 100 dólares por vehículo. Tener parqueaderos es muy importante para nosotros, y con las restricciones de espacio que tenemos, es muy complicado crecer en parqueaderos. Hemos tenido clientes que comenzaron con un vehículo y a medida que fueron creciendo, comenzaron a tener cada vez más vehículos que utilizaban un espacio fijo dentro de horas de trabajo de oficina.
    • Los clientes no pueden poner ropa, toallas, guantes de box, o cualquier cosa de tela a secar en las afueras del local, o en las ventanas como en el siguiente ejemplo:
    • Los clientes no pueden usar los pasillos(ni las veredas ni parqueaderos) para poner su mercadería o cualquier objeto como cajas, etc.

 Check List para calificar clientes

Check List para calificar clientes y verificar si no vamos a tener problemas de cobranzas.

La primera pregunta, y la más importante.

1. En caso de no pagar, ¿Puede conseguir un garante que firme el contrato en caso de que tenga problemas para pagar?
2. Dirección de la casa.
3. Croquis de la casa.
4. Casa arrendada o personal.
5. Si es personal, copia del título de propiedad.
6. Si es arrendada, nombre y teléfono del arrendatario para verificar si es que es buena paga.
7. Teléfono de la casa.
8. Copia de la planilla telefónica de la dirección donde vive para verificar si es que es verdad el lugar donde vive.
9. ¿Ha estado en la preso por tráfico de drogas? Estoy es muy importante por que no queremos vincularnos con negocios relacionados con el uso de drogas.
10. ¿Ha tenido problemas con el uso de drogas? Es decir, ¿Ha tenido problemas de drogadicción?
11. ¿Alguna vez alguno de sus empleados le ha metido un juicio?
12. ¿Ha estado preso por manejar en estado de embriaguez?
13. ¿Tiene fama de ser difamador, de ser una persona que promueve mentiras y chismes?
14. ¿Has sido chantajista? ¿Usa el chantaje como uso de miedo para obtener lo que quiere?
15. ¿Es hipócrita? ¿Ha puesto alguna vez un juicio contra una persona que era su enemigo, y después se lleva con esta persona como estrategia para ganar poder?
16. ¿Ha usado alguna vez dinamita de forma ilegal? ¿Alguna vez le han puesto un juicio penal por uso de dinamita?

Preguntamos esto, por que no queremos tener clientes que tienen historiales negativos. La experiencia nos dice que no es confiable arrendar ni rodearse de este tipo de personas y lo que queremos es cuidarnos y cuidar a nuestros clientes de este tipo de personas.

El objetivo de la información del lugar de vivienda es para saber a dónde ir si es que tenemos problemas para cobrar después.

1. 3 Referencias de proveedores que realiza compras para garantizar que es buena paga. Nombres y teléfonos.
2. Garante en caso de fallar en el pago.
3. ¿Cuántas personas vienen actualmente en vehículo al trabajo? Esto es para escoger clientes que no colapsen los parqueaderos.
4. Nombre y apellido de las personas para verificar después.
5. ¿Cuántas personas espera que en el futuro vengan en vehículo? Esto es para evitar que clientes como la Mecánica que al principio no tenían empleados que venían en vehículo, después vienen los empleados en vehículo y no podemos hacerles que se parqueen en otras partes.
6. ¿Cuántas personas al día vienen en vehículo para visitar el local o oficina? ¿Cuánto tiempo se quedan. Esto es para controlar que no colapsemos en parqueaderos.
7. ¿Van a hacer ruido? Esto es para garantizar que no afectan a los vecinos.